年末調整の案内文書の見本を作りました<社内配布用>平成28年分

年末調整書類の記入の仕方と提出期限に関する社内配布用の案内文を作りました。◇扶養控除等(異動)申告書のチェック・記入と提出について◇保険料控除申告書(兼配偶者特別控除申告書)の記入と提出について◇住宅借入金等特別控除(住宅ローン控除)を申告するかたへ◇中途入社されたかたへ◇年末調整書類の提出期限――など。年末調整の案内文を作成するさいの見本としてお役立てください。なお案内文は平成28年度用ですので、文面の年度は該当年に差し換えてください。
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年末調整の案内文<社内配布用>見本(平成28年度用)

年末調整書類
 

年末調整のご案内

2016年11月21日
株式会社●●●年末調整担当

今年も年末調整の季節となりました。関係書類を同封しましたので、中身を確認したうえ、各書類の必要事項をご記入いただき、添付書類とともに期限内に所属部署の担当者へ提出していただくようご協力お願いします。


 
● 封筒の中に入っている書類

1.扶養控除等(異動)申告書(平成28年分と平成29年分の計2枚)
2.保険料控除申告書(兼配偶者特別控除申告書)

上記の書類が入っているか、また自分のものかどうか、必ず確認してください。1と2の書類は年末調整を行なうにあたり必要な書類ですので、記入事項のあるなしに関わらず、すべて提出していただきます。

● 「扶養控除等(異動)申告書」のチェック・記入と提出について

1.会社が把握している事項については、あらかじめ印字されていますので、間違いがないかチェックしてください。とくに注意していただきたい事項は次の3点です。
a)住所…住民票のある住所です。平成28年分は平成28年12月31日に住民票のある住所、平成29年分は平成29年1月1日に住民票のある住所です(通常は同じだと思います)。また扶養親族がいらっしゃるかたは扶養親族の住所も必ずチェックまたは記入してくたさい。
b)世帯主と続柄…空欄になっているかたは必ず記入してください。
c)生年月日…あなた自身と扶養親族等
2.訂正する場合は必ず 赤の二重線 でお願いします。
3.扶養親族がいるかたは、必ず「所得の見積額」欄に扶養親族のかたの見込額を記入してください。「所得の見積額」は「収入金額」ではありません。算出方法は「扶養控除等(異動)申告書」に記載されていますが、分からないかたは、担当者にお問い合わせください。
4.ご本人または扶養親族等に障害者手帳をお持ちのかたがいらっしゃいましたら、申告書の「主たる給与から控除を受ける」の「C」欄に、必要事項をご記入いただき、手帳のコピーを添付して提出してください(社内管理上必要です)
5.チェックと記入が終わりましたら、申告書の氏名欄に捺印して(シャチハタは不可)提出してください。
6.扶養親族がいないかたも必ずチェックして捺印のうえ提出してください。

● 保険料控除申告書(兼配偶者特別控除申告書)の記入と提出について

1.本年中(平成28年)に、あなた自身が支払った保険料について申告してください。
2.記入した保険料については、必ず保険会社が発行する「証明書」を添付してください。証明書は保険会社から毎年自宅に郵送されます。なお月払いなどで最終年払額が確定していないかたで、保険会社から「年間見込額」として証明書が発行されているかたは「年間支払見込額」を記入してください。
3.保険会社が発行する「証明書」を紛失した場合は、保険会社に再発行してもらってください。
4.添付する証明書は、申告書裏面の指定箇所に必ずのり付けして提出してください。テープで留めたりクリップで留めるのはやめてください。
5.支払った保険料がないかたも必ず住所・氏名を確認のうえ捺印して提出してください。
6.捺印は認め印でかまいませんがシャチハタは不可

● 住宅借入金等特別控除(住宅ローン控除)を申告するかたへ

平成27年(2015年)以前に確定申告で、住宅借入金等特別控除(いわゆる住宅ローン控除)を受けたかたで、引き続き本年も控除を受けるかたは、確定申告ではなく、年末調整で行なうことができます。

住宅ローン控除は、取得時期によって提出する書類が異なりますので、控除を受けるかたは、下記事項を確認のうえ、書類の記入・提出をお願いします。

1.平成27年中(前年中)に住宅を購入されたかた
a)税務署が発行する平成28年分の「住宅借入金等特別控除申告書」
b)税務署が発行する「年末調整のための住宅借入金等特別控除証明書」。通常は「住宅借入金等特別控除申告書」の下の部分が証明書になっていますので、ご確認ください。
c)借入金融機関が発行した「年末残高証明書」

2.平成26年(2014年)中以前に住宅を購入されたかた
a)税務署が発行する平成27年分の「住宅借入金等特別控除申告書」
b)借入金融機関が発行した「年末残高証明書」

● 中途入社されたかたへ

当社に中途入社されたかたで、本年中(平成28年)に他の会社から給料をいただいていたかたは、前の会社の源泉徴収票を必ず提出してください。これがありませんと、年末調整の計算ができませんので、あなた自身で確定申告を行なっていただくようになります。

前の会社の源泉徴収票を紛失された場合は、必ず再発行してもらってください。なお前の会社から源泉徴収票を発行(または再発行)してもらえないなどの事情があるかたは年末調整担当者までご一報ください。また、すでに前の会社の源泉徴収票を提出していただいているかたについては再提出は不要です。

● 年末調整書類の提出期限

事務手続き上、年末調整の書類は 12月8日(金)までに 所属部署の担当者に提出してください。提出期限を過ぎてしまいますと、会社全体の年末調整作業および12月分の給与計算作業に支障をきたしますので、お忙しい中お手数ですが、提出期限は厳守でお願いします。

● その他

ご不明な点やお問い合わせは、所属部署の担当者または総務・橋本(TEL…000-000-0000)までお願いします。総務へのお問い合わせは月曜日から金曜日の10時から17時。
 

以上

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