マイナンバーの同意書と誓約書の書式(ひな型)従業員用

会社の社員や従業員に提出してもらうマイナンバーの同意書と誓約書の文例(ひな型)を作りました。マイナンバーの提出は必要か不要かという文面や印鑑を押す場所なども漏れなく入れてありますので、この書式に従えば書類の作成は簡単に行なえます。

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書類

それでは「マイナンバー同意書」「マイナンバー誓約書」という順番で、書類を作成するうえでの要点と雛形を以下に示します。テンプレートとしても使えます。

マイナンバー同意書の書式(ひな型)従業員用

従業員用のマイナンバー同意書は次のような書式にまとめます。マイナンバーおよび個人情報保護に関する会社の方針を示したうえで、個人番号や個人情報についての会社の問い合わせ先を明記し、最後に、従業員の氏名と確認年月日の記入欄・印鑑を押してもらう箇所を作れば漏れがありません。

 

個人情報取扱案内・同意書

従業員の個人情報は、当社(●●=会社名)の就業規則(個人情報管理)に基づき、下記のとおり管理させていただきます。

本書面では、個人番号(マイナンバー)と個人情報をあわせて「個人情報」と表記します。個人番号については、すべて法律に定められた範囲に限り、利用・提供・委託を行ないます。

1.従業員の個人情報は下記の利用目的で使用します。この利用目的以外で使用する場合は、あらためて事前にお知らせし、本人の同意を得たうえで利用します。
A)入社手続
B)各種申込・変更届(住所変更・手当等の届出)
C)保険・年金に関する手続(健康保険・雇用保険・厚生年金等)
D)健康診断をはじめ従業員の健康増進・疾病予防等の業務
E)給与および税務に関する手続
F)人事考課に関する業務
2.従業員の個人情報は、関係諸官庁(役所・税務署・社会保険庁・ハローワーク等)・医療機関・健保組合等の手続きおよび他の法令に基づき提供することがあります。
3.従業員の個人情報は、会社の事務処理のために適切な契約と管理・監督のもとで委託を行なうことがあります。
4.個人情報の提出は任意です。しかし、必要な情報が提出されませんと、必要な事務手続きなどの本来の目的を達成することができない場合がありますので、できるだけ正確にご回答ください。
5.従業員の個人情報は、適切な安全管理体制のもとに、第三者が触れないように厳重に取扱い保管します。

個人情報の利用目手の通知・開示および訂正・追加または削除・利用の停止・消去・第三者への停止を従業員から求められた場合は、本人であることを確認させていただいたうえで、迅速に対応します。ご要望に応えられない場合は、本人に遅滞なくその旨を通知し、理由を説明します。

これらの請求は下記の問い合せ先までご連絡ください。

個人情報についての問合せ先

担当部署 ●●(総務・庶務など)

(電話)***-***-**** (FAX)***-***-**** (E-Mail)***@****.jp

当社(●●●=会社名)では次の者を個人情報管理責任者として任命し、従業員の個人情報を適切に管理します。

個人情報管理責任者 ●● ●●

 

上記の内容を確認し同意いたしました。

 
平成   年   月   日

 
氏名           印

 
本書面でお預かりする個人情報についても上記1~5までの規定を適用します。
 

マイナンバー誓約書の書式(ひな型)従業員用

従業員に提出してもらうマイナンバー誓約書の書式は、具体的な誓約項目を列記したうえで、誓約書の作成年月日・住所・氏名の記入欄・捺印箇所を入れ、最後に、個人情報(個人番号等)の取扱いについての概略を明記しておきます。

 

誓約書

●●●(会社名)御中

私は、下記の記載事項を自覚するとともに当社の定める個人情報に関する規約を遵守し、個人情報(個人番号・特定個人情報等)の保護に努めることを誓約します。

1.当社で扱っている個人情報の重要性について理解します。
2.個人情報を保護するための手順を遵守することを約束します。
3.個人情報保護について自分の果たすべき役割と責任を理解して行動します。
4.当社の個人情報保護に関する規約に違反した場合、個人情報の漏えい・紛失などにより、会社に多大な経済的損失を与えること、会社の社会的信用が失墜することについて理解します。
5.個人情報を漏えいした場合の当社の罰則について理解します。
6.退職後も引き続き将来にわたって当社で知った守るべき情報を漏えいしないことを誓約します。
7.上記の各項目に違反した場合、損害賠償等の請求を受けても異議申し立てはいたしません。

以上

 
平成   年   月   日

 
[住所]
 
[氏名]          印
 

この書面でお預かりした従業員の個人情報は、本人の在職中および退職後三年間保管します。

この書面で提出していただいた個人情報は、本人が会社に対して誓約した旨を証明するためだけに利用し、それ以外の利用や提供などはいっさい行ないません。

ただし以下の場合は除きます。

・犯罪捜査などで当局から提供を求められた場合
・当該誓約書に記載の内容に違反し、司法の場で争うことになった場合

●●●(会社名を明記)

 
 
書類

「マイナンバー同意書」「マイナンバー誓約書」といっしょに従業員に渡す「個人番号提出のお願い文」の文例(ひな型)と書類の作成手順についての解説は下記の記事に載せています。

 個人番号提出のお願い文の文例(ひな型)と作成手順を解説
 

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