ビジネス催促メールの書き方<商品が届かない>件名と例文

仕事で注文した商品が納品期限を過ぎても届かない場合の催促メールの例文を用意しました。件名も入れてあります。メール本文の1行の文字数や改行・空白行なども設定してありますので、宛先や商品名などを差し替えるだけで、そのままビジネス催促メールとして使えるようになっています。また催促メールの書き方や注意点なども載せてあります。

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催促メールの件名と例文…注文した商品が届かない

【 件名 】スーパーバームの納品について
○○○株式会社 販売部
岡本 孝之 様
 
株式会社△△△△、営業課の佐藤健司です。
いつもお世話になっております。
 
さて、4月10日付けで発注いたしました
スーパーバーム(200ml×30本)20ケースですが、
その後どのようになっておりますでしょうか?
 
納期をすでに1週間過ぎておりますが、
まだ着荷しておりません。
 
何かとご多忙かとは存じますが、
至急、ご送付いただければ幸いです。
 
また、発送日が分かりしだい、
ご連絡くださいますようお願いいたします。
 
なお本メールと行き違いでご発送いただいて
おります場合は、なにとぞご容赦ください。
 
取り急ぎ、ご連絡まで。
 
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株式会社△△△△ 営業課
佐藤健司(さとうけんじ)
〒000-0000 東京都文京区音羽○―○―○
TEL:03-0000-0000/FAX:03-0000-0000
Email:kenjisato@xxxxx.co.jp
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催促メールの書き方と注意点

注文した商品が納品期限を過ぎても届かない場合に相手に送る催促メールは、相手のミスを追求するためではなく、相手にミスに気づいてもらって、すみやかに商品を納品してもらうのが目的です。非難や抗議をするのではなく「約束の期限を過ぎても商品が届いていない」という客観的な事実を丁寧に伝えます。やんわりと催促する――という文面にするのが催促メールのポイントです。

件名

件名には「催促」という言葉は入れないこと。<【催促】納期を過ぎても商品が届いていません。>などという件名にしてしまうと、相手も感情的になってしまいます。催促メールの件名は「○○○の納品について」などとしておきます。

前文

催促メールの書き出しは「届いてないよ」「遅いじゃないか」「どうなってるんだ」というような形にしないこと。相手に非があったとしても「その後どのようになっているのでしょうか?」「その後いかがなりましたでしょうか?」というような質問形式にして、相手に問い合わせる、という形の書き出しにします。

主文

主文のポイントはふたつ。ひとつめは、「客観的な事実を伝えること。「納期をすでに一週間過ぎていますが未だ商品が届いていません。」といった文章にします。ふたつめは、要望を具体的に示すこと。「至急、ご送付いただければ幸いです。また、発送日が分かりしだい、ご連絡くださいますようお願いいたします。」といった具合です。

なお要望を示す文章の前に「何かとご多忙かとは存じますが、」といったように、相手に手間をとらせることに対するお詫びの言葉を入れることで、相手も感情的にならずに「こちらが悪かった。早く送らないと申しわけない。」という気持ちになってくれます。

文末

すでに行き違いで商品が発送されていた場合も想定して、「なお本メールと行き違いでご発送済みの場合は、なにとぞご容赦ください。」というお詫びの言葉は必ず入れてください。とにもかくにも催促メールのポイントは、感情的にならずにやんわりと対応を促す、これを念頭に置けば不要なトラブルも避けられます。
 

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