個人番号提出のお願い文の文例(ひな型)と作成手順を解説

従業員宛の個人番号提出のお願い文の文例(ひな型)を作成しました。書類を作成するさいの注意点のほかに◇従業員にマイナンバーの同意書と誓約書を確認してもらって書類を会社に提出させるまでの手順◇マイナンバーの提出は任意なのか強制なのかの文面――も載せましたのでサンプルとしても利用できます。

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書類

それでは「個人番号提出のお願い文」の文例と作成上の注意点を解説していきます。

個人番号提出のお願い文を作成・配布するさいの注意点

マイナンバー制度運用開始に伴い、従業員に「同意書」と「誓約書」を提出してもらうさいに、その旨を伝える依頼文も必要です。「同意書」「誓約書」「依頼文」をセットにして封筒に入れ、従業員に渡すと、同意書と誓約書の提出がスムーズに行なえます。
 

そのさいに
内閣官房の公式サイト「マイナンバー社会保障・税番号制度」から自由に使える資料をダウンロードして、それをコピーし、いっしょに封筒に入れるとより親切です。おすすめの従業員配布用の資料は「 これだけは知っていただきたい事

 

個人番号提出のお願い文(ひな型)マイナンバー提出依頼文

個人番号提出のお願い文(マイナンバー提出依頼文)の書式は、◇マイナンバー制度運用開始に関する内容◇同封書類◇同封書類の確認から提出までの流れ◇個人番号提出の任意・強制の説明◇問い合せ先――の四点を明記して書類を作成します。個人番号提出のお願い文の文例(ひな型)は以下のとおりです。

 

マイナンバー制度運用開始に伴う個人番号提出のお願い

 
●年●月●日
株式会社●●●
個人情報取扱担当者

 
本年(2016年)からマイナンバー制度の運用が開始されました。あなたのマイナンバー(以下「個人番号」と表記します)は、年末調整や社会保険などの手続きのさいに必要になりますので、会社であなたの個人番号を把握し管理する必要があります。

つきましては、会社でも公的事務手続きを円滑に行なうために、以下の手順で個人番号の提出をお願いします。あなたに確認していただき、署名・捺印をいただく書類も同封してありますので、よろしくお願いいたします。
 


 
■この封筒に入っているもの

1.個人番号提出のお願い文(本書類)
2.個人情報取扱案内・同意書(マイナンバー同意書)
3.誓約書(マイナンバー誓約書)
4.『マイナンバーでこれだけは知っていただきたい事』(小冊子)

2と3の書類「同意書」「誓約書」を提出していただきます。
 
■書類の確認から書類提出までの手順

1.封筒を開けたら上記の書類が入っているか確認してください。
2.まず『マイナンバーでこれだけは知っていただきたい事』(小冊子)をお読みいただき、マイナンバー制度についてご理解ください。
3.続いて「個人情報取扱案内・同意書」をお読みいただき、記載事項に同意されたうえで、年月日・氏名の記入・捺印をお願いします。同意書は、会社が取得したあなたの個人番号を含む個人情報は記載した特定のこと以外にはいっさい使用しません、という会社の誓約に対して、あなたの同意を得るための文書です。
4.そのうえで「誓約書」をお読みいただき、誓約事項をご確認されたうえで、年月日・住所・氏名の記入・捺印をお願いします。誓約書は、あなたが個人番号を含む個人情報を扱うことになっても外部にいっさい漏らしません、という誓約を会社に対して行なっていただくための文書です。
5.上記「個人情報取扱案内・同意書」「誓約書」の記載・捺印が終わりましたら個人情報取扱案内・同意書」と「誓約書」の二つを封筒に戻していただき、●月●日までに、●●宛に提出してください。(※●●宛の箇所は提出部署名または担当者名などに置き換えてください)
 
■個人番号提出についていのお願いと注意

1.会社への個人番号の提出は、マイナンバー制度運用上「任意」であり「強制」ではありません。しかし、個人番号を提出いていただきませんと、あなたの年末調整や社会保険(健康保険・厚生年金)をはじめ雇用保険や労災の手続きに支障が生じてしまいますので、ご理解いただき、提出していただくよう重ねてお願いいたします。

2.なお「同意書」「誓約書」に同意されずに、サインをいただけない場合が万一あったとしても、このことによって、あなたが会社から不利な扱いを受けることはいっさいありません。

ただし、誓約書を提出していただけない場合は、個人情報を取り扱う業務には就かせることはできませんので、行なえる業務に制限を受ける可能性はあります。

以上、マイナンバー制度の趣旨をご理解いただき、個人番号ならびに個人情報を提出していただくようお願いいたします。
 

本書類(個人番号提出についていのお願い)の問い合わせ先

[個人情報管理責任者]

(部署)●●(氏名)●●●●(電話)***-***-****(内線)***

以上、お手数ですが、ご協力よろしくお願いいたします。

 
誓約書

従業員に提出してもらう「マイナンバー同意書」と「マイナンバー誓約書」のひな型は別記事(下記の記事)に載せています。

 マイナンバーの同意書と誓約書の書式(ひな型)従業員用
 

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