新型コロナで自治会の行事中止を通達するお知らせ文の文面

新型コロナウイルス感染症の拡大防止のために自治会の行事中止を伝えるお知らせ文の文面を三通用意しました。一通目は、自治会館で行なう総会を中止して書面表決とする文面。二通目は、書面表決書の文面、三通目は、自治会館で毎月開かれている親子おはなし会を休止する文面。二通目は、新型インフルエンザ等特別措置法に基づく緊急事態宣言が発令されたことを踏まえた文章にしてあります。

 

定期総会中止のお知らせ文|回覧板の文面

自治会の行事を中止するお知らせ文(回覧板)
下記の自治会名や担当者などの固有名詞は架空のものです。
 
令和3年1月15日

 
伊原四丁目西自治会員 各位
 
伊原四丁目西自治会
会長 布施 旭

 
令和3年度伊原四丁目西自治会総会の開催について

 
 時下、皆様にはますますご清祥のこととお喜び申しあげます。
 今年度の総会は、新型コロナウイルス感染症の拡大防止の観点から、皆様の健康と安全を最優先とし、多人数の方が集まることを避け、自治会館での総会は中止し、書面表決に議決することといたします。
 つきましては、後日配布いたします議案をご覧いただき、「書面表決書」を期日までに各街区役員へご提出くださいますようお願いいたします。
 表決書については、役員が集計し、あらためて結果を回覧します。
 ご多忙の中、恐縮ですが、よろしくお願いいまたします。
 また、午後の懇親会につきましても今年は中止とさせていただきます。
敬具

後日(一週間後に)配布した「書面表決書」の文面

 
令和3年1月22日

正会員各位
伊原四丁目西自治会
会長 布施 旭

 
令和3年度総会の開催(書面決議)について

 
 前略、令和3年1月15日付けの回覧文書(「令和3年度伊原四丁目西自治会総会の開催について」)でお知らせいたしましたとおり、政府の緊急事態宣言によって、外出の自粛が強く要請されている状況を鑑み、みなさまの健康と安全を最優先に、今年度の総会は、書面決議とさせていただきます。
 
 つきましては、別紙の総会資料をお読みいただき、下記の「書面表決書」にご署名・各議案への賛否をご記入のうえ、令和3年2月14日(日)までに、各街区役員まで、ご提出ください。
 
 なお、議案の可決につきましては、規約に特別の定めがある場合を除き、ご提出していただいた書面表決書を集計し、賛成が過半数を超えた場合となります。
 
 議決の結果につきましては、後日ご報告いたします。事情ご賢察のうえ、なにとぞご理解のほど、よろしくお願いいたします。
早々

…………………………………… 切り取り線 ……………………………………

書 面 表 決 書

令和3年  月  日

 
(  )街区
 
氏名(署名) _______________________ 印
 
私は令和3年の総会における各議案について次のとおり決議に関する権限を行使します。
 
第1号議案  令和2年度事業報告   賛成  ・  反対
 
第2号議案  令和3年度事業計画   賛成  ・  反対
 
(ご意見がありましたら、以下にご記入ください)
 
 
 
 
 
 
 
※各議案について「賛成」「反対」のどちかに○をつけてください。両方に○がある場合、また、両方に○がない場合は、賛成とみなします。

解説|お知らせ文作成の背景

私の地区では、毎年二月に自治会館で定期総会が開かれます。出席人数は役員と会員を合わせて40人ほど。午前中は、今年度の事業報告と決算報告の審議、来年度の事業計画案と予算案審議が行なわれ、午後は、新旧役員及び会員との懇親会が行なわれます。
 
今年(2021年)は、新型コロナウイルス感染症対策の一環である「新しい生活様式」を踏まえ、三密の回避とソーシャルディスタンスの確保に配慮し、定期総会の決議は「書面表決」、午後の懇親会は中止となりました。
 
定期総会と懇親会に参加するのは高齢者が大半なので、参加者の健康と安全確保を考慮すると、、今年はやむを得ない、という判断を役員会で下しました。
 
新型コロナウイルス感染症拡大防止のために、昨年は、春のお花見会、夏の納涼会、秋の日帰りバス旅行など、自治会の年間行事はすべて中止となり、毎年楽しみにしてくださっている高齢者の会員さんたちには申し訳ない気持ちでいっぱいです。
 
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親子おはなし会休止のお知らせ文|回覧板の文面

下記の自治会名と担当者名は架空のものです。
令和3年1月10日

 
正会員 各位
 
伊原四丁目西自治会
広報担当 井上尚子

 
新型コロナ感染症拡大防止による親子おはなし会休止のお知らせ

 
 時下、ますますご清栄のこととお喜び申しあげます。
 さて、新型インフルエンザ等特別措置法に基づく緊急事態宣言が埼玉県で発令されたことを踏まえ、伊原四丁目西自治会で第一・第三土曜日に行なっている親子おはなし会は下記の期間、休止させていただきます。
敬具

 

 
休止日:緊急事態宣言発令期間中…令和3年1月16日(土)2月6日(土)
 
※状況によっては休止期間の延長もあり得ます。
 
 みなさまにはご不便をおかけしますが、ご理解とご協力をお願いいたします。
 ご不明な点などございましたら、広報担当・井上までお問い合わせください。
 
伊原四丁目西自治会
広報担当 井上
TEL:048-000-0000
FAX:048-000-0000
 
※お問い合わせは10時から17時までの間にお願いします。
 
以上

解説|お知らせ文作成のポイント

上記のお知らせ文は、自治会の年間行事の一環として毎月自治会館で開催されている「親子おはなし会」を新型インフルエンザ等特別措置法に基づく緊急事態宣言の発令を受けて、一定期間中、休止することを自治会の会員に伝える内容になっています。
 
行事やイベントの中止や休止を知らせる案内文には、理由(なんで?)・期日(いつ?)・連絡先(どこに問い合わせたらいいの?)などを明記します。必要であれば、振替日の有無や返金方法なども書いておきます。
 
例文には担当者の連絡先として電話番号とFAX番号を入れてありますが、個人情報でもありますので、この部分の記載については、あなたが所属している自治会の規約に従ってください。

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