督促状のビジネス文書例<支払催促>一回目・二回目・最終通告

未払いの代金を催促する督促状のビジネス文書例を「一回目の督促状」「二回目の督促状」「最終通告文」の3種類(各2通ずつ)計6文例を用意しました。そのまま使えるように文章を整えてありますので、テンプレートや雛型としても役立ちます。一回目・二回目・最終通告それぞれの例文のあとに督促状の書き方やポイントについても分かりやすく解説してあります。

Ads by Google

支払い催促 一回目の文例(1)

2017年10月26日

株式会社赤山商会
経理部長 嶋田 康雄 様
下間久里工業株式会社
経理部 森下 勇

 
代金お支払いのご請求

 
拝啓 平素は格別のお引き立てを賜り、深く感謝申し上げます。
 さて、さっそくですが、2017年8月10日付でご送付いたしました弊社商品「あかとり大将」の件ですが、代金720,000円、2017年10月25日現在、いまだにお振り込みいただいておりません。
 ご多忙のところ誠に恐縮ですが、帳簿整理の都合がございますので、今一度お調べいただき、至急お支払いくださいますようお願い申し上げます。
 なお、本状と行き違いにお支払いのさいは、あしからずご容赦ください。
 まずは取り急ぎお願いまで。
敬具

支払い催促 一回目の文例(2)

2017年10月26日

株式会社赤山商会
経理部長 嶋田 康雄 様
下間久里工業株式会社
経理部 森下 勇

 
納品代金のお支払いについて

 
拝啓 毎々格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
 さて、2017年8月10日付でご送付いたしました弊社商品「あかとり大将」の件ですが、いまだお支払いもご連絡もごさいませんのは、いかなるご都合でございましょうか。お案じ申しあげております。
 当方にても帳簿整理上、少なからぬ支障を生じて、たいへん困惑いたしておりまひなお、本状と行き違いにご送金いただいておりましたら、平にご容赦ください。
 まずは書中失礼ながら、ご送金方々お願い申しあげます。
敬具

一回目の督促状|書き方とポイント

一回目の請求は、やわらかい表現にします。相手が、うっかり忘れている場合もありますので。ポイントは、何の支払いなのかを明記すること。いつ発生した何の支払い請求なのかを具体的に明記すことが大切です。相手が請求書を紛失している場合もありますので、支払い方法や振込先を再度、明記しておくことをおすすめします。

すでに相手が送金している場合を考慮して「なお、本状と行き違いにお支払いのさいは、あしからずご容赦ください。」といった文章は必ず入れてください。また、督促状のコピーは必ずとっておくこと。法的手段に訴えなければならなくなったときに、督促状を出したという証拠が必要になります。

支払い催促 二回目の文例(1)

2017年12月26日

株式会社赤山商会
経理部長 嶋田 康雄 様
下間久里工業株式会社
経理部 森下 勇

 
代金支払いのお願い

 
前略、2017年8月10日付でご送付いたしました弊社商品「あかとり大将」の件ですが、先日、再度ご請求したにもかかわらず、いまだ代金のお振り込みをいただいておりません。また何らのご連絡にも接しておりません。
 貴社にも何かとご都合がございましょうが、弊社といたしましても経理処理上たいへん困っております。ご確認のうえ、2018年1月25日までに、必ずご入金いただきますよう、くれぐれもよろしくお願いいたします。
 なお本状と行き違いにお振り込みいただいた場合は、失礼のほどご容赦願います。
 まずは取り急ぎお知らせまで。
早々

支払い催促 二回目の文例(2)

2017年12月26日

株式会社赤山商会
経理部長 嶋田 康雄 様
下間久里工業株式会社
経理部 森下 勇

 
代金支払いの件

 
前略 2017年8月10日付で納品いたしました弊社商品「あかとり大将」の件ですが、再度ご請求したにもかかわらず、お支払いはもとより、ご連絡もちょうだいできず、たいへん困惑しております。
お支払いの約束日からすでに4か月が過ぎております。貴社にも何かと事情がおありかと存じますが、当社といたしましても事務処理の上で支障を来たしております。至急ご調査のうえ、2018年1月25日までに、必ずお振り込みいただきますよう堅くお願い申しあげます。
なお本状と行き違いにお支払い済みとなりました節は、本状をお取り消してくださいますよう、念のため申し添えます。
早々

二回目の督促状|書き方とポイント

二回目の督促状の場合、書き出しは時候の挨拶などは不要。「前略」ですぐに用件に入ります。督促状は一回ではすまないことが多いので、回を重ねるごとに表現を厳しくしていくことになりますが、あくまて相手を尊重する姿勢は保ってください。「支払えない事情があるなら連絡ぐらいしてください」といった気持ちを事務的に伝えるのがポイントです。

高飛車に出て相手を刺激し、事態を悪化させてはいけませんし、とはいえ、下手(したて)に出て、相手になめられてもいけません。言葉遣いはあくまでもていねいに、その上で、相手の不誠実さを指摘するような表現を心がけてください。

督促状のコピーをとっておくことと、「なお、本状と行き違いにお支払いのさいは~」の一文を入れるのは一回目と同じです。また、不誠実な相手には、内容証明郵便 で送るのも効果的です。内容証明郵便に慣れていない相手だと、驚いて連絡をしてきたり、支払いに応じる可能性が高くなります。ただし督促状の文章には要注意。強迫めいた表現は厳禁です。
 
Ads by Google

未払い金の督促状 最終通告の文例(1)

2018年2月20日

株式会社赤山商会
取締役社長 大浦 守 様
下間久里工業株式会社
経理部 森下 勇

 
代金督促の件

 
前略 2017年8月10日付で納品いたしました弊社商品「あかとり大将」の件ですが、これまで督促状および直接の督促は四回になります。しかし、貴社は明確な延滞の理由の証明がなく、またひとことのごあいさつもありません。
 このような長期にわたる未決済は、当社にとっても耐えられるところではなく、貴社の誠意もまた信じられません。
 ついては、今月末にお支払いがない場合は、まことに遺憾ながら最後の手段をとることにいたしますので、折り返しなんらかのご回答を承りたく存じます。
早々

未払い金の督促状 最終通告の文例(2)

2018年3月1日

株式会社赤山商会
取締役社長 大浦 守 様
下間久里工業株式会社
経理部 森下 勇

 
代金支払いの督促

 
前略 2017年8月10日付で納品いたしました弊社商品「あかとり大将」の件ですが、先月末日までお支払いをお待ち申しあげましたが、ついにご送金も、何らかのご連絡もいただけませんでしたことは、まことに遺憾のきわみと存じます。
 ご信用申しあげておりました貴社のことゆえ、何らかの事情によるものと存じ、できるかぎりのご便宜をはからい、今日までご猶予申しあげましたが、これ以上遅れますと意図的に支払わないとしか考えざるをえなくなります。
 つきましては、一方的な申し出てはありますが、今月末(2018年3月31日)までににお支払いくださるようお願い申しあげます。なおご入金いただけない場合は、法的手段に訴える準備もあることを申し添えます。
早々

督促状の最終通告|書き方とポイント

最終通告の督促状は、二回目の督促状と同様、「前略」ですぐに用件に入ってください。表現はていねいでも、支払いがなければ最後の(法的)手段をとる、という強硬な態度を明確に示すのがポイントです。ただし攻撃的な表現や強迫めいた言葉は絶対に使わないこと。あくまでも冷静かつていねいな文章にするのが秘訣です。

督促状のコピーをとっておくことは一回目・二回目と同様。最終通告の督促状は内容証明郵便で送ることをおすすめします。「なお、本状と行き違いでご入金いただいた場合は~」の一文は不要です。また、最終通告文の宛名は(一回目・二回目と同様)先方の担当者でもかまいませんが、代表者(社長)にしてもかまいません。ここのところは督促状を送る側の判断で行なってください。
 

Ads by Google

コメントは受け付けていません。