コロナ禍で自治会の総会を書面決議にするお知らせ文例

コロナ禍で自治会の総会は中止にして書面決議にするお知らせ文例と結果報告を作りました。自治会名などを差し替えて、そのまま使っていただいてかまいません。補足も添えてありますので、お役立てください。

定期総会を書面決議にするお知らせ文

 

 
正会員各位
 

 
第57回定時総会の書面決議について
 
　日ごろから、自治会活動にご理解とご協力をいただき、まことにありがとうございます。

　さて、毎年、この時期に定時総会を開催してきましたが、コロナ禍が収まらないなか、感染拡大の懸念から、前年度に続いて今年度も対面での開催は中止とし、書面による決議とさせていただきます。

　つきましては、別添えの総会資料をご一読いただき、下記の「書面決議書」にご署名・捺印、各議案への賛否を記入のうえ、令和5年2月17日（金）までにね各地区の役員へ提出してください。

　なお議案の可決につきましては、とくに定めのある場合を除き、正会員（委任状を含む）の過半数に達した場合となります。

　決議の結果につきましては、後日ご報告いたします。

……………………………………　切り取り線　……………………………………
書面決議書（賛否・ご意見）

 
（　　）地区
 
氏名（署名）　＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿　印
 
私は第57回定時総会における各議案について以下のとおり決議に関する権限を行使します。
 
第１号議案　　令和４年度事業報告　　　賛成　　・　　反対
 
第２号議案　　令和５年度事業計画　　　賛成　　・　　反対
 
（ご意見などございましたら、以下にご記入ください）
 
 
 
 
 
 
 
※各議案について「賛成」「反対」のどちかに○をつけてください。両方に○がある場合、また、両方に○がない場合は、賛成とみなします。

補足

（１）書面決議書の捺印を必要とするかしないかは、それぞれの自治会の判断で決めてください。私の自治会では「慣例に従って今回も今までどおり捺印をしてもらう」という形になりました。
 
（２）書面決議書の「私は第57回定時総会における各議案について～」の「第57回」のところは、「第　　回」と、回数のところを空白にして、記入者に回数を書いてもらうのではなく、あらかじめ「第57回」と、回数を入れておきます。
 
回数を間違えて記入されたり、空白のまま提出されてしまいますと、正式な書面決議書になりませんので、注意が必要です。

解説｜お知らせ文作成の背景

 
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定期総会書面決議の結果報告

 

 
正会員各位
 

 
第57回定時総会の書面決議について（結果報告）
 
　日ごろから、自治会活動にご理解とご協力をいただき、まことにありがとうございます。

　毎年、この時期に定時総会を開催してきましたが、コロナ禍が収まらないなか、感染拡大の懸念から、前年度に続いて今年度も対面での開催は中止、書面による決議として正会員のみなさまに賛否およびご意見を提出していただきました。

　その結果、下記のとおりとなりましたので、ご報告させていただきます。

記
１．書面決議の賛否について

　第1号議案 令和4年度事業報告…賛成 132 反対 1 棄権 4
　第2号議案 令和4年度事業計画…賛成 132 反対 1 棄権 4

２．書面決議の評価結果について

　「第1号議案 令和4年度事業報告」「第2号議案 令和5年度事業計画」いずれの議案についても前項（１．）のように過半数の賛成を得て可決されました。