自治会お花見会中止のお知らせ文例｜新型コロナウイルス対策

新型コロナウイルス感染症拡大防止のために、予定していた自治会のお花見会を中止にする旨を町内会の会員に伝える回覧板のお知らせ例文を作りました。また、お花見会を中止にするにあたり、自治会の会長が、役員から賛否の確認をとるために宛てた照会文書と返信用の回答票の文面も併せて載せてあります。

お花見会中止のお知らせ文面｜回覧板

宮下三丁目自治会 会員各位


春の足音が近づいてまいりました。
 
さて、毎年、宮下三丁目自治会・春の恒例行事となっております「お花見会」ですが、今年は、新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、行なわないことになりました。
 
会場の県民健康福祉村でも新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、飲食を伴う宴会等を控えるよう「お花見宴会等の自粛要請」が、埼玉県公園緑地協会から出ていること、また、当自治会主催のお花見会は毎年、80名を超える参加者がいることを踏まえ、4月5日（日）に予定しておりました今年のお花見会は中止とさせていただきます。
 
また、5月24日（日）に予定しております、春の日帰りバス旅行「とちぎ蔵の街で遊覧船と街巡りを楽しむ」につきましても、状況と越谷市の指導・要請に照らし合わせ、開催するかどうかを現在、検討中です。3月末日までに役員会で、開催・延期・中止の決定をし、ご連絡いたします。

文書作成のポイント

お花見会自粛に関する照会文書と回答票

宮下三丁目自治会 役員各位


2月10日に出羽公民館会議室で行なわれた越谷市自治会会長連合会の臨時総会で、新型コロナウイルス感染症拡大防止対策について話し合いがもたれ、越谷市の方針に準じ、4月までに各自治会で予定しているイベントについては自粛することが満場一致で決まりました。
 
したがいまして、4月5日（日）に予定していました、当自治会の今年のお花見会は中止とするのが妥当と考えます。会場の県民健康福祉村でも今年は「お花見宴会等の自粛要請」が埼玉県公園緑地協会から出されていること、また、お花見会には、未就園児から80歳を超える高齢者など、毎年80名近く参加することを考えると、中止せざるを得ません。
 
本来ならば、会長が役員を招集し、臨時役員会で本議決を決議するところですが、今回は、宮下三丁目自治会規約「第6章 雑則」に則り、本通知およびみなさまからの回答票の提出をもって各役員の協議に替えさせていただきたいと存じます。
 
つきましては、回答票にある「賛成」「反対」のいずれかにマル印をつけていただき、街区名・役員名をご記入のうえ、2月16日（日）までに、お手数ですが、金子宅までお届けください。ポスト投函でかまいません。なお期限までに回答票の提出がない場合は「棄権」とさせていただきます。
 
またご意見などありましたら、回答票の余白または裏面にお書きいただくか、金子までご一報ください。電話番号は 048-000-0000 です。
 
役員の決議をとりまとめたうえで、会員のみなさま宛に、令和二年のお花見開催についてのお知らせ文を作成し、各街区の役員を起点に回覧板で通達したいと存じます。お知らせ文は、2月20日（木）までに作成し、役員のみなさま宅にお届けします。
 




[街区名]　　　街区
 
[役員名]
 
[ご意見]

文書作成のポイント

関連記事

新型コロナ対策で食事会を延期するお知らせはがき文例