自治会お花見会中止のお知らせ文例|新型コロナウイルス対策

新型コロナウイルス感染症拡大防止のために、予定していた自治会のお花見会を中止にする旨を町内会の会員に伝える回覧板のお知らせ例文を作りました。また、お花見会を中止にするにあたり、自治会の会長が、役員から賛否の確認をとるために宛てた照会文書と返信用の回答票の文面も併せて載せてあります。

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お花見会中止のお知らせ文面|回覧板

2020年2月23日

宮下三丁目自治会 会員各位
宮下三丁目自治会
会長 大島 聡

令和2年お花見会中止のお知らせ

春の足音が近づいてまいりました。
 
さて、毎年、宮下三丁目自治会・春の恒例行事となっております「お花見会」ですが、今年は、新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、行なわないことになりました。
 
会場の県民健康福祉村でも新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、飲食を伴う宴会等を控えるよう「お花見宴会等の自粛要請」が、埼玉県公園緑地協会から出ていること、また、当自治会主催のお花見会は毎年、80名を超える参加者がいることを踏まえ、4月5日(日)に予定しておりました今年のお花見会は中止とさせていただきます。
 
また、5月24日(日)に予定しております、春の日帰りバス旅行「とちぎ蔵の街で遊覧船と街巡りを楽しむ」につきましても、状況と越谷市の指導・要請に照らし合わせ、開催するかどうかを現在、検討中です。3月末日までに役員会で、開催・延期・中止の決定をし、ご連絡いたします。

文書作成のポイント

町内会のイベントを中止にする旨を自治会の会員に回覧板で伝える場合、中止にした理由と経緯を具体的に書くことが大切です。ただし文章は簡潔に。まわりくどい表現は使わずに分かりやすい言葉を使って記します。今回は「新型コロナウイルス感染症拡大防止」ということなので理由も明確です。また、毎年、五月の最終日曜日に行なっている日帰りバス旅行についても今年は新型コロナウイルスの状況を見きわめながら実施するかどうかを検討していることも付記しておきました。

お花見会自粛に関する照会文書と回答票

2020年2月13日

宮下三丁目自治会 役員各位
宮下三丁目自治会
会長 大島 聡

令和2年自治会お花見会の自粛について

2月10日に出羽公民館会議室で行なわれた越谷市自治会会長連合会の臨時総会で、新型コロナウイルス感染症拡大防止対策について話し合いがもたれ、越谷市の方針に準じ、4月までに各自治会で予定しているイベントについては自粛することが満場一致で決まりました。
 
したがいまして、4月5日(日)に予定していました、当自治会の今年のお花見会は中止とするのが妥当と考えます。会場の県民健康福祉村でも今年は「お花見宴会等の自粛要請」が埼玉県公園緑地協会から出されていること、また、お花見会には、未就園児から80歳を超える高齢者など、毎年80名近く参加することを考えると、中止せざるを得ません。
 
本来ならば、会長が役員を招集し、臨時役員会で本議決を決議するところですが、今回は、宮下三丁目自治会規約「第6章 雑則」に則り、本通知およびみなさまからの回答票の提出をもって各役員の協議に替えさせていただきたいと存じます。
 
つきましては、回答票にある「賛成」「反対」のいずれかにマル印をつけていただき、街区名・役員名をご記入のうえ、2月16日(日)までに、お手数ですが、金子宅までお届けください。ポスト投函でかまいません。なお期限までに回答票の提出がない場合は「棄権」とさせていただきます。
 
またご意見などありましたら、回答票の余白または裏面にお書きいただくか、金子までご一報ください。電話番号は 048-000-0000 です。
 
役員の決議をとりまとめたうえで、会員のみなさま宛に、令和二年のお花見開催についてのお知らせ文を作成し、各街区の役員を起点に回覧板で通達したいと存じます。お知らせ文は、2月20日(木)までに作成し、役員のみなさま宅にお届けします。
 
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回 答 票

令和2年の宮下三丁目自治会お花見会の中止に

賛成    反対

[街区名]   街区
 
[役員名]
 
[ご意見]

文書作成のポイント

この文書は、今年の春(四月第一日曜日に)予定していた町内会のお花見会を新型コロナウイルス感染症対策として中止にせざるを得ない旨を自治会の会長が各役員に伝え、賛否を問う内容になっています。会長の独断で決めるのではなく、自治会規約に則って、役員の総意として決める、という形にしてあります。会長が文書を作成。各役員のお宅を訪問して文書を渡す(不在の場合はポスト投函する)ことを想定していますが、役員間の連絡はメールで行なっている自治会については、メールでもかまいません。

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